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Kategorie: " Networking "

13. September 2016 | 11:00 Uhr | Verena Faden

Mehr Zeit durch zielführendes delegieren

„Da mach ich es doch lieber selber, dann weiß ich wenigstens, dass es gemacht ist“ 

Das Gefühl, wenn Aufgetragenes nicht ausgeführt wird.

Sie kennen es vielleicht? Die Steigerung, wenn Aufgaben mehrfach nicht erledigt werden oder das Ergebnis so ganz anders als erwartet ausfällt. Diese Erfahrungen führen nicht selten zu Schlussfolgerungen, wie einleitend erwähnt. Absolut frustrierend! Als hätte man nicht schon genug um die Ohren.

Sie wissen, dass Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten für die Motivation der Mitarbeiter von sehr hoher Bedeutung ist. Meine Erfahrung aus Seminaren mit Praxisinhabern beschreibt jedoch häufig eine Situation der Resignation, wenn es um das Delegieren von Aufgaben geht. Immer wieder höre ich von Ärzten und Zahnärzten Dinge wie: „…ich habe schon 1000-mal das Gleiche gesagt“. Andere sind der Meinung, dass nur sie selbst die Arbeit perfekt erledigen können, oder bis sie dies erklärt haben kann man es auch gerade selber machen. Wenn man nichts Anderes zu tun hat, warum nicht!?

Fragen Sie sich vor jeder Delegierung ob es tatsächlich sinnvoll ist, diese Arbeit zu delegieren und wenn ja an wen. Voraussetzung ist hierfür immer das volle Vertrauen in die Kompetenz des anderen.

 

Für eine erfolgreiche Delegierung sind folgende Faktoren unerlässlich:

Vertrauen – Transparenz – Feedback

Vertrauen

Delegieren ist nie mehr als eine Arbeitsanweisung auf einmal. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren geben Sie ein Stück Kontrolle ab. Daher sollten Sie der Person, die für Sie eine Aufgabe übernimmt, vertrauen. Zum Vertrauen gehört auch, dass Sie nur bedingt vorgeben, wie die Aufgabe zu erledigen ist. Ermutigen Sie stattdessen Ihre Mitarbeiter, die Aufgaben in Ihrer eigenen Weise zu erfüllen. Ihr Vertrauensvorschuss wird sie zu eigenverantwortlichem Handeln motivieren und ihr Selbstvertrauen stärken. 

Tipps:

  • sehen Sie Fehler als Teil des Lernprozesses
  • suchen Sie nach Lösungen und nicht nach Schuldigen
  • erkennen Sie gute Leistungen an und loben Sie! 

Transparenz

Ihr Erfolg bei der Delegierung hängt davon ab, wie klar Sie die Aufgabenstellung kommunizieren.

  • Klare Formulierung der Aufgabe
  • Formulieren Sie die Arbeitsanweisung so konkret und eindeutig wie möglich. Versichern Sie sich durch Rückfragen ob Sie richtig verstanden wurden.
  • Klare Formulierung des Ziels – Genauso wichtig wie die Formulierung der Aufgabe ist die Formulierung des Ziels. Nur wer das konkrete Ziel kennt wird es auch erreichen. SMART – Ziele.
  • Ausreichende Informationen und Mittel zum Erledigen der Aufgabe
  • Nur wenn die Person, welche die Aufgabe erledigen soll, über alle Informationen und Mittel verfügt, die sie dafür braucht, kann sie optimale Ergebnisse erzielen. Vertrauen Sie hier nicht darauf, dass der andere schon nachfragen wird, wenn ihr oder ihm Informationen fehlen, sondern sorgen sie durch eine offene und effektive Informationsbereitstellung vor. Bei unangenehmen Aufgaben ist es hilfreich den Sinn und Zweck der Aufgabe zu betonen. 

Feedback

Feedback (Rückmeldung) gehört zum Delegieren dazu. Je nach Komplexität der Aufgabe und Verantwortungsgrad ist ein ausführlicheres Feedbackgespräch nötig. Feedback ist immer konkret, realistisch, unmittelbar und erwünscht. Handelt es sich um ein sehr persönliches Feedback sollten nicht mehr Personen am Gespräch beteiligt sein als nötig.

Konkrete Anweisungen zum Feedbackgespräch bekommen Sie im Abschnitt Kommunikation.

Alle Zeit die zu Beginn einer Delegierung investiert wird, zahlt sich später durch weniger Fehler und Nachfragen aus. Wenn eine Delegierung etabliert ist können längere Arbeitsabschnitte zwischen den Feedbackgesprächen eingeplant werden. Die Vorteile der Delegierung liegen auf der Hand. Die Identifikation mit den Unternehmenszielen wird verbessert und eigenverantwortliches Handeln wirkt motivierend. Außerdem kann durch Delegierung die ökonomische Effektivität gesteigert werden.

Viel Erfolg!

Ihre Verena Faden

www.praxis-beratung.de